Organizarea unui workshop poate părea complicată la început, mai ales când apar detalii tehnice sau logistice pe care nu știi cum să le gestionezi. Vestea bună este că lucrurile pot fi puse în ordine destul de ușor dacă știi ce pași să urmezi și în ce ordine să-i faci.
Citește în acest articol despre TOT ce trebuie să știi înainte să-ți propui o astfel de aventură. O să-ți dau un timeline, bugete alternative și o listă de sarcini de făcut.
Așadar, imaginează-ți că workshop-ul tău este programat pentru 30 octombrie.
Hai să vedem împreună cum ar putea arăta pregătirile.
1. Alegerea temei și a titlului
Primul pas este tema. Gândește-te la ce problemă vrei să ajuți oamenii să rezolve sau ce transformare le promiți. Tema trebuie să fie clară și practică.
Timeline:
- Dacă workshop-ul e pe 30 octombrie, titlul și tema ar trebui stabilite cel târziu la începutul lui septembrie.
2. Planificarea logistică (ce ai nevoie concret)
Un workshop poate fi online sau într-o sală fizică.
- Dacă e online:
- ai nevoie de o platformă de videoconferință (Zoom, Google Meet);
- participanții se înscriu online, iar tu le trimiți pe email linkul de conectare.
- Dacă e offline:
- cauți o sală potrivită (mărimea contează în funcție de câți participanți vrei);
- ai nevoie de scaune, proiector, flipchart, microfon (dacă sunt mai mulți oameni).
Pe lângă asta, trebuie să pregătești și materiale de lucru: prezentare PowerPoint, fișe de lucru sau chiar exerciții practice.
Timeline:
- Sala sau platforma online → rezervă-le cu 6-8 săptămâni înainte (adică prin 15 septembrie).
- Materialele și prezentările → lucrează la ele treptat și finalizează-le cu cel puțin o săptămână înainte de workshop.
3. Partea tehnică (pentru asta ai nevoie de mine)
Chiar dacă nu ești tehnic(ă), trebuie să știi că există câteva „unelte” care fac viața mai ușoară. Gândește-te la ele ca la niște ajutoare digitale:
- Landing page unde vor ”ateriza” toate persoanele interesate și vor afla mai multe despre workshopul tău, tot aici își vor lăsa datele de contact.
- Formulare de înscriere – pe pagina ta de landing despre workshop se pune un formular (făcut în Brevo, de exemplu), unde oamenii își lasă adresa lor de email, dacă sunt interesați.
- Plăți online – ai nevoie de un cont de Stripe (valid), dacă workshop-ul este cu plată, contul de Stripe te va ajuta să încasezi.
- Integrări – Zapier face legătura între Stripe și contul de Brevo (de ex. cine plătește → primește imediat email cu confirmarea).
- Emailuri automate – se setează mai multe secvențe de email, care să ajungă la participanți (ex. confirmare înscriere, confirmare plată, reminder cu 1 zi înainte, mulțumire după eveniment).
Timeline:
- Formularul și plățile online → setate cu 4-6 săptămâni înainte (aproximativ 20 septembrie).
- Emailurile automate → setate odată cu formularul, ca să funcționeze din prima.
4. Promovarea workshop-ului
Ce poți face:
- Postări regulate pe rețelele sociale (2-3 pe săptămână).
- Video-uri scurte (reels) în care vorbești despre tema workshop-ului și cui i se potrivește.
- Articole pe blog cu subiecte apropiate de tema ta.
- Boost post – alegi o postare bună și îi pui un mic buget de promovare (ex. 20-30 euro) ca să ajungă la mai mulți oameni.
- Alege audiența corectă – de ex. dacă faci un workshop despre echilibru între muncă și viață personală, targetează oameni între 25 și 45 de ani, care lucrează și sunt interesați de dezvoltare personală.
Timeline:
- Începe promovarea cu 4-5 săptămâni înainte (adică din 25 septembrie pentru workshopul din 30 octombrie).
- În ultima săptămână înainte de eveniment, crește ritmul (postează zilnic + amintește în stories).
Dar hai să povestim despre ceva de interes pentru tine. Cât costă să organizezi un workshop.
Câte persoane trebuie să ”atingi” cu promovarea?
Ținta ta = 20 participanți plătitori × 250 lei = 5.000 lei venit brut (~1.000 €).
- Rata de conversie realistă pe Facebook Ads pentru un workshop este cam 1–3% (adică din 100 de oameni care dau click, doar 1–3 chiar se înscriu și plătesc).
- Ca să vinzi 20 locuri, ai nevoie de aproximativ 600–1.200 de lead-uri calificate (oameni interesați).
- Ca reach brut (câți oameni trebuie să vadă reclamele/postările): cel puțin 15.000–25.000 de persoane.
Buget de promovare necesar
- Cost per lead (cineva care îți lasă emailul) → 1–3 € în medie.
- Dacă ai nevoie de 200–300 lead-uri pentru a genera 20 plătitori → bugetul de reclame ar fi cam 300–600 €.
5. Profitul estimat
Hai să punem cap la cap:
- Venit: 20 participanți × 250 lei = 5.000 lei (~1.000 €)
- Costuri minime: ( ~135 € setup + 100–300 € reclame) → investiția ar fi în jur de 250–450 €.
- În cazul acesta, cu venituri de 1.000 €, rămâi cu un profit net de 550–750 €, ceea ce e chiar un profit bun.
6. Cu ce te putem ajuta noi?
Setup tehnic complet:
- formular de înscriere (Brevo)
- emailuri automate (confirmare, reminder, follow-up)
- integrare plăți (Stripe + Zapier)
- landing page pe site (pagina workshopului)
Promovare digitală:
- editare video (reels/shorts de promovare)
- grafică și texte pentru postări
- plan editorial (calendar: ce postăm și când)
- setarea și monitorizarea campaniilor plătite (boost post sau reclame targetate)
Pe scurt: tu te ocupi de conținut (ce predai, ce spui, ce imagine vrei să transmiți), iar eu de setup și promovare (ca să ajungă mesajul la oameni și să funcționeze totul tehnic).
Hai să lucrăm împreună la următorul tău workshop online!